Tenue de registres efficace pour la conformité HACCP
Les systèmes de gestion de la sécurité alimentaire basés sur l’Analyse des dangers et points critiques pour leur maîtrise (HACCP) sont utilisés par les entreprises qui fabriquent ou servent des produits alimentaires et des boissons. Ils s’appliquent à tous, des traiteurs aux assistantes maternelles.
Les entreprises du secteur alimentaire ont été conseillées de mettre en place un plan HACCP en 1996, à la suite d’une épidémie d’E.coli en Écosse, mais depuis 2006, cela est obligatoire.
Le système HACCP repose sur sept principes :
- Réaliser une analyse des dangers
- Déterminer les points critiques pour la maîtrise (CCP)
- Établir des limites critiques
- Mettre en place un système de surveillance des CCP
- Établir des actions correctives
- Établir des procédures de vérification pour confirmer le bon fonctionnement du système
- Établir une documentation
Le dernier principe est essentiel. Tenir des registres précis vous aidera à garantir le respect des limites critiques, à documenter les actions correctives qui ont été mises en œuvre et à permettre des ajustements. Surtout, en cas de poursuites judiciaires, ces documents constituent la preuve indispensable de votre diligence raisonnable pour défendre votre entreprise.
Que sont les enregistrements HACCP ?
Il existe quatre principaux types d’enregistrements HACCP :
Plan HACCP et documentation associée
Il s’agit essentiellement de toutes les informations et données utilisées pour élaborer votre plan HACCP. Cela peut inclure les fiches d’analyse des dangers, la correspondance avec des experts ou consultants, ainsi que les détails concernant l’équipe HACCP.
Registres de surveillance des CCP
Ces documents servent principalement à montrer quand les limites critiques ont été dépassées. Le suivi de ces données vous aidera non seulement à voir quand les limites critiques sont proches, mais aussi à améliorer votre plan HACCP et éviter des actions correctives coûteuses.
Registres des actions correctives
Ce sont les enregistrements de toutes les mesures prises pour ramener le processus sous contrôle lorsque les limites critiques sont franchies. Certaines entreprises peuvent les combiner avec les registres de surveillance, mais il est important de s’assurer que les deux sont suffisamment détaillés pour prouver la conformité.
Registres de vérification
Ils permettent de confirmer que le système HACCP fonctionne correctement et que les procédures sont respectées.
Points à retenir concernant la tenue des registres HACCP
Tout comme le type de système HACCP dont vous avez besoin, vos enregistrements doivent être adaptés à la taille et au type de votre entreprise. Votre agent local de santé environnementale (EHO) pourra vous fournir des conseils supplémentaires sur ce que vous devez exactement enregistrer.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, vos registres doivent être suffisants pour vérifier que les contrôles HACCP sont en place et correctement maintenus.
Combien de temps faut-il conserver les registres HACCP ?
Il n’existe aucune obligation légale minimale concernant la durée de conservation des registres HACCP ; cela dépendra en grande partie de ce que vous jugez approprié pour la taille et le type de votre entreprise.
Vous pouvez estimer qu’il est nécessaire de conserver certains documents plus longtemps que d’autres, par exemple :
- plannings de nettoyage pendant un an,
- spécifications des fournisseurs pendant trois ans.
Quelle que soit la durée choisie, assurez-vous que les documents soient éliminés de manière sécurisée lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, car ils contiennent probablement des informations confidentielles.
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Autres points à considérer lors de la tenue des registres HACCP :
- Quel est le meilleur moyen de stocker vos registres : sous forme papier ou électronique ?
- Si les registres sont manuscrits, sont-ils lisibles ?
- Qui est responsable de la gestion des registres ?
- Qui a besoin d’y accéder fréquemment ? Cela influencera-t-il l’endroit où ils sont conservés ? N’oubliez pas que vous pourriez avoir besoin d’y accéder rapidement en cas d’inspection par un agent de santé environnementale (EHO).
- La documentation couvre-t-elle l’ensemble du fonctionnement du système HACCP ?
- Tous les documents sont-ils exactes et à jour ?
Pourquoi une tenue efficace des registres HACCP est importante :
Une tenue précise et rigoureuse des registres ne réduit pas seulement le stress lié au processus de certification HACCP et aux inspections par les agents de santé environnementale (EHO), c’est également le moyen le plus efficace de prouver que vous respectez les exigences légales.